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Custos na Prestação de Serviços
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  • 1. 11111 CUSTOS NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Temos observado que é muito comum encontrar empresários do segmento da prestação de serviços que apresentam dificuldades na Gestão dos Custos em suas empresas. Essas dificuldades caracterizam-se por vários motivos. Alguns deles são: • o desconhecimento de como devem fazer para saber sobre os custos dos serviços; • a consideração de que é muito trabalhoso, difícil e complicado controlar, acompanhar e tomar decisões em relação aos custos dos serviços oferecidos; • o pensamento de que nem sempre isso ajuda a ganhar mais dinheiro. Esta situação é muito preocupante, pois qualquer atividade empresarial “tocada” sem que seus proprietários tenham domínio sobre os custos do negócio, está sujeita a situações muito desfavoráveis, que podem até levar ao fechamento da empresa. O objetivo deste texto é reverter esse quadro, contribuindo para que os empresários do seg- mento de prestação de serviços adquiram o domínio dos custos dos serviços que são prestados. Possuir o domínio sobre os custos da empresa é importante pelo menos por três razões: • identificar e saber quanto custam os serviços oferecidos; • tomar as decisões mais adequadas no enfrentamento da concorrência; • conhecer os resultados obtidos com as vendas realizadas. Ressaltamos que o domínio dos custos não está restrito apenas ao controle (registros) dos valo- res gastos, muito embora seja esta uma etapa inicial e fundamental para a obtenção do domínio. Quem domina os custos da empresa, garante que seus gastos estarão sempre adequados ao tipo de negócio, mantém a produtividade em níveis aceitáveis e reage adequadamente aos fatores de riscos e oportunidades que surgirem em seu segmento.
  • 2. 22222 O que vende uma empresa de Serviços? Uma Empresa Prestadora de Serviços é essencialmente entendida pela venda de trabalho, ainda que para executar esse trabalho também utilize materiais, produtos, peças, componentes etc. Parece simples, mas muitas pequenas ações precisam ocorrer para que isto aconteça minimamente bem e com certa rentabilidade, ou seja, lucro. Destas pequenas ações destacamos os controles e, inicialmente, vamos considerá-los como sendo os registros necessários para se conhecer os gastos que acontecem nas empresas. Mas se a questão dos custos é tão importante, por que não é praticada no dia-a-dia? Muitos empresários alegam que não praticam o controle de custos porque: - Dá um trabalho danado. Pode dar, mas ao conhecer algumas formas de controlar e depois de tornar isso uma rotina, é possível reduzir a trabalheira e ainda gostar do que estará sendo feito, afinal o conhecimento sobre a empresa estará aumentando. - É difícil. Pode ser, mas apenas no começo, pois será uma novidade para quem nunca fez. E sempre que mudamos algo em nossas vidas precisamos ter persistência para que isso seja incorporado em nossas ações do dia-a-dia. - Não sabe como fazer. Em parte isto é verdade, mas até o momento em que descobrir uma maneira de fazer. Para isso, é preciso buscar informações, aprender e aplicar na empresa. - Isso nunca faz com que se ganhe mais dinheiro: Mas ajuda a não perder dinheiro. É preciso saber usar os controles para ganhar mais dinheiro, ou não permitir a sua perda. Os controles na empresa servem justamente para que se saiba mais a respeito do que vem acontecendo e com isso resolver problemas ou melhorar ainda mais se estiver tudo bem. Isso é domínio. O dia-a-dia dos empresários dos pequenos negócios é repleto de muitas atividades e é aí que se encaixa a famosa frase popular do futebol que esclarece bem a ilustração: o empresário tem que cobrar o escanteio, correr para cabecear e marcar o gol.
  • 3. 33333 Afinal, porque estamos insistindo tanto na importância de se conhecer os custos da empresa? Para deixar você mais confortável, disposto e interessado em ler o que apresentaremos sobre como controlar e ter domínio em custos. Vamos nessa? Pois bem, quando falamos em Custos, o que é que vem primeiramente em nossa mente? Pensamos imediatamente que se trata do total de gastos que acontece na empresa, certo? Isso mesmo! Todos os gastos podem ser entendidos como custos. Então concluímos que para se ter domínio dos custos é preciso apenas saber com precisão quanto foi gasto e em que foi gasto. E para isso, o que é preciso? 1º) Consciência e Disciplina: Consciência de que é preciso saber certinho quanto se gasta e em que se gasta, e disciplina de sempre querer saber. Parece desnecessário dizer isso? Mas não é! Muitos empresários só pensam em saber dos gastos nos momentos de extrema dificuldade financeira. Quando as coisas estão indo bem, não fazem muita questão de ter essa consciência e disciplina. 2º) Um lugar para anotar: Aonde anotar os valores gastos para fazer o controle é muito relativo a cada tipo de serviço prestado e deve ser elaborado de acordo com suas atividades e com o volume de informações que se tenha para registrar. Para algumas empresas, o velho e bom caderno ainda é uma boa ferramenta para controles, para outras, o computador é imprescindível. Mas em qualquer dos casos é preciso sempre registrar tudo. 3º) Usar as informações: Esta é uma ação que percebemos não ser feita por muitos empresários, principalmente aqueles que dizem não saber sobre seus custos. Pois é, demonstram consciência e disciplina, anotam tudo, mas não usam as informações que têm em mãos para saber o que de fato aconteceu e o que isso representa para a empresa. Parece incrível! Como anotam tudo e não sabem o que aconteceu? Pois é, não sabem. Não sabem porque não usam as informações que têm sobre suas empresas, não usam os registros para entender o que acontece com os gastos, não pensam em saber com o que gastaram e mais ainda, o que é possível fazer para gastar menos. Enfim, utilizar as informações para saber sobre os custos é mais importante que simplesmente registrar os valores gastos. Entender essas informações obtidas nos controles é tudo o que é necessário para tomar decisões e ter domínio dos custos e com isso proporcionar ao negócio condições de enfren- tar situações desfavoráveis ou tirar melhor proveito das situações favoráveis. Pois bem, entendido mais sobre o comportamento ideal do empresário quanto a controlar e avaliar os gastos que aconte- cem na empresa, explicaremos como chegar ao valor do custo total do serviço prestado em uma pequena empresa deste segmento.
  • 4. 44444 Já dissemos que nestas empresas a principal atividade é executar e vender serviços com ou sem a aplicação de materiais, e que os gastos que ocorrem são entendidos como sendo os custos totais da empresa. A maioria das empresas prestadoras de serviços tem uma particularidade quanto aos Custos Totais: alguns gastos só acontecem quando os clientes solicitam serviços. Por isso, propomos uma separação dos valores gastos em: - Custos do Serviço. - Despesas Fixas. - Despesas Variáveis. Vamos agora entender os custos e assim explicaremos mais o porquê da necessidade da separação dos gastos. Custos dos Serviços São os valores gastos especificamente na realização do serviço. Neste caso, os gastos com pessoal, mão-de-obra e material aplicado (peças, produtos, componentes etc.). O pensamento aqui é assim: Quanto é gasto somente para executar os serviços solicitados pelo cliente. Note que esse valor pode variar em cada tipo de serviço, principalmente em função do material apli- cado e do tempo gasto para fazer o serviço. Opa, espera aí, tempo gasto!? Isso mesmo, e ressaltamos que, numa empresa de serviços, a mão-de-obra é o que tem de mais importante para vender. É por ter mão-de-obra para vender que ela consegue também vender o material aplicado, caso contrário, ela seria um comércio e não uma prestadora de serviços. Também existem prestadoras de serviços que só vendem mão-de-obra e não aplicam nenhum material ao serviço. Por isso é preciso separar os Custos dos Serviços em: • Custo da Mão-de-Obra. • Custo do Material Aplicado. E agora vamos explicar como chegar a cada um desses custos. Custo da Mão-de-Obra Para saber o valor de custo da Mão-de-Obra, é preciso conhecer: 1º) Gasto com Mão-de-Obra: é o valor total anual dos gastos com os funcionários da empresa que executam os serviços que são vendidos. Nestes gastos estão considerados: • salário bruto; • encargos sobre o salário (férias, 13º salário, FGTS, INSS (*), rescisões trabalhistas etc.);
  • 5. 55555 • benefícios (vale-transporte, cesta básica, assistência médica etc.); • uniformes e equipamentos de segurança; • treinamentos. Notas: (*) • INSS,comoencargossóparaocasodeempresadeserviçosnãooptanteounãoenquadrada noSIMPLESFederal. • Verifique outros gastos em sua empresa que estão relacionados especificamente com os funcionários que executam os serviços. • Consulte também seu contador para saber sobre o que determina o sindicato dos trabalha- dores e patronal do seu segmento, com relação a outros benefícios de seus funcionários. • Os gastos com os outros funcionários (recepcionista, telefonista, auxiliar de escritório etc.) também serão considerados no custo total, mas não neste momento. Vamos considerar, para exemplo dos cálculos, um valor total anual de R$ 30.940,00 de gastos com funcionários que executam os serviços. 2º) Capacidade Produtiva: é o total anual de horas efetivas que a empresa dispõe para vendas. Devem ser consideradas somente as horas daque- les funcionários que executam os serviços. Pode- mos considerar que isso é o estoque de horas que a empresa de serviços tem para vender e assim pagar todos os seus gastos. Como calcular a Capacidade Produtiva em Prestadoras de Serviços? No caso das pequenas empresas do segmento de serviços, vamos propor uma maneira bem simples de encontrar o total de horas disponíveis. Obtenha as seguintes informações: • Horas Diárias e Efetivas de Trabalho: considere o tempo (total de horas) que é utilizado para a realização dos serviços diariamente. Lembre-se de descontar o tempo de almoço, do cafezinho, de uma espreguiçada, das idas ao banheiro etc. • Dias úteis de Trabalho: considere o total de dias úteis do ano nos quais sua empresa poderá vender e realizar os serviços. Lembre-se de descontar os dias de folga, os feriados e os dias de férias do pessoal que executa os serviços. Para ter então a Capacidade Produtiva, que é o total de horas disponíveis em um ano de trabalho, faça assim: Capacidade Produtiva = Horas Diárias Efetivas x Total de Dias Úteis de Trabalho Exemplo: Horas Diárias Efetivas = 7 horas Dias Úteis de Trabalho no Ano = 260 dias 1 Quanto mais eficiente for o aproveitamento das horas do pessoal que executa os serviços, melhores os resultados da empresa prestadora de serviços, pense nisso também para reduzir custos.
  • 6. 66666 2 Este valor do custo da mão- de-obra sempre dependerá dos seus controles e acompa- nhamento dos gastos totais com es- ses funcionários, do total real das horas disponíveis e mais do tempo realmentegastocomarealizaçãodo serviço. Já pensou estimar 5 horas, negociar isso com o cliente e depois na hora de fazer o serviço gastar mais que 5 horas? Quem pagará essa diferença? O mais provável é que seja você mesmo, por isso es- teja atento! Capacidade Produtiva = 7 horas x 260 dias Capacidade Produtiva = 1820 horas no ano. Nota: É importante que você acompanhe sempre a apuração das horas diárias e do número de dias úteis do ano. Lembre-se que isso indicará o total de horas que sua empresa tem em estoque e precisará vender para pagar as contas. Qualquer hora não vendida desse estoque e/ou qualquer perda de tempo, significarão perda de dinheiro. Agora que temos o valor total gasto com os Funcionários que executam serviços (R$ 30.940,00) e o total de horas disponíveis para venda (1820 horas no ano), podemos calcular o custo da mão- de-obra, especificamente o custo para 1 hora de trabalho: Custo da Mão-de-Obra = Total de Gastos c/Funcionários ÷ Total de Horas Disponíveis Custo da Mão-de-Obra = R$ 30.940,00 ÷ 1820 horas Custo da Mão-de-Obra = R$ 17,00 por hora Esse é o valor de cada hora da mão-de-obra e que será utilizado no momento de preparar o orçamento do serviço que o cliente está pedindo. Para isto você precisa avaliar quanto é o tempo de mão-de-obra que será preciso para fazer o serviço do cliente. Exemplo: Tempo avaliado para o serviço do cliente: 5 horas Custo total da mão-de-obra = Tempo de Serviço x Valor da Hora Custo total da mão-de-obra = 5 horas x R$ 17,00/h Custo total da mão-de-obra = R$ 85,00 Custo do Material Aplicado Em cada serviço a ser executado, quando existe a necessidade de aplicar materiais (peças, produ- tos, componentes etc.) também é feita a apuração do total de materiais necessários à realização do ser- viço. Para determinar o custo do material aplicado é só considerar a quantidade do que vai ser utiliza- do e o valor que é pago por esse material. Então concluímos que é preciso pensar assim: Qual é o total de gastos para ter os materiais que serão aplicados no serviço prestado? Vamos exemplificar o cálculo desse custo, consideran- do, além do valor de compra dos materiais, outros valores relativos ao ICMS (Impostos sobre a Circulação de Merca- dorias e Serviços), ao IPI (Imposto sobre Produtos Industria- lizados), ao frete e aos serviços de terceiros. Explicaremos esses valores considerando as empresas prestadoras de ser- viços que estejam enquadradas como: 3 Não é preciso ter estoque de todos os materiais. Esta étambémumaformadecui- dar dos custos e pode evitar o pa- gamento de juros. Para isso, tenha um bom relacionamento com for- necedoresemantenhaemestoque somente o imprescindível.
  • 7. 77777 4 Sendo possível encontrar as mesmas mercadorias de outros Estados em São Pau- lo, é preciso avaliar as condições oferecidas em função dessa dife- rença de ICMS. • Optante pelo SIMPLES Paulista: benefícios de impostos para micro e pequenas empresas no Estado de São Paulo. Nota: Avalie melhor essa opção pelo SIMPLES Paulista,porque conforme legislação, sua em- presa poderá pagar esse imposto sobre as vendas de serviços e peças, mesmo que destacadas na nota fiscal. Sem a opção paga-se o ICMS somente sobre as notas fiscais relativas às vendas de materiais (peças, produtos, componentes etc.). Contribuinte do ICMS Ao ler os exemplos de cálculos, avalie e selecione, entre as situações e condições apresenta- das, a que é mais apropriada para sua empresa. As empresas prestadoras de serviços, no momen- to da compra de materiais, podem estar sujeitas ao: Pagamento da Diferença do ICMS: quando a empresa prestadora de serviços é optante pelo SIMPLES Paulista e compra os materiais de outros Estados cuja alíquota do ICMS é menor que a alíquota do ICMS em São Paulo, paga sobre o valor da compra o valor correspondente a essa diferença das alíquotas. Ex.: Se no Estado em que os materiais foram compra- dos a alíquota do ICMS é de 12% e em São Paulo essa alíquota é de 18%, a empresa tem que pagar mais 6% sobre o valor da compra, como diferença dessas alíquotas de ICMS, e essa diferença deve ser considerada integralmente como custo do material aplicado. Aproveitamento do ICMS da compra Somente quando a empresa prestadora de serviços está enquadrada como contribuinte do ICMS ela pode utilizar o valor do ICMS das compras para deduzir o valor do ICMS relativo à venda dos materiais. É o que se chama aproveitamento do crédito de ICMS. A empresa nessa condição, para ter o valor dos custos, deve retirar do valor dos materiais adquiridos o valor do ICMS da compra. Nota: As alíquotas de ICMS podem ser diferentes em função do tipo de materiais, ou do Estado em que são comprados (consulte também seu contador). Acréscimo do IPI Alguns dos materiais referentes a produtos industriali- zados podem estar sujeitos ao pagamento deste impos- to. Tanto a empresa prestadora de serviços optante do SIMPLES Paulista, quanto aquela que for Contribuinte do ICMS, devem considerar o valor do IPI de cada ma- terial como custo do material. Pagamento de Frete Quando sobre alguma compra ocorrer o pagamento de frete, esse valor deve ser somado ao valor de compra dos materiais para o cálculo do custo. 5 Saiba mais sobre os impos- tos de sua empresa conver- sando com seu contador. Veja com ele enquadramentos que per- mitam uma melhor condição para o pagamento dos impostos.
  • 8. 88888 Neste caso, seguem as regras anteriores relativas ao ICMS. Se a empresa for optante do SIMPLES Paulista, deve considerar o valor total do frete, que também é tributado pelo ICMS, como compo- nente de custo do material. Mas se a empresa prestadora de serviços é contribuinte do ICMS, então deverá considerar o valor do frete sem o valor do respectivo ICMS, pois este será compensado no valor do ICMS da venda desses materiais. Pagamento dos Serviços de Terceiros: pode ser preciso contratar serviços de terceiros para ade- quar os materiais que serão aplicados aos serviços. Neste caso a empresa tem que considerar esse valor também como custo do material aplicado. Agora vamos exemplificar tudo o que foi explicado para ter o valor de custo do material aplicado aos serviços, desta forma: Se sua empresa é optante do SIMPLES Paulista, sugerimos que você aprecie o exemplo dos cálculos para chegar ao custo das mercadorias na situação 1 e depois continue a leitura a partir da indicação na página 12. Se sua empresa é Contribuinte do ICMS, sugerimos que você aprecie o exemplo dos cálculos para chegar ao custo das mercadorias na situação 2 e depois continue a leitura a partir da indicação na página 12. Situação 1: Empresa Optante do SIMPLES Paulista Vamos considerar a situação mais completa, isto é, compra de materiais em outro Estado com alíquota de ICMS menor que a do Estado de São Paulo, com IPI, com frete e serviços de terceiros. Como achar o custo desses materiais? Então, supondo: - que o valor dos materiais comprados tenha sido de R$ 40,43 e que o valor do IPI desses materiais seja de R$ 2,02. O valor total da compra é de R$ 42,45, isto é, (R$ 40,43 + R$ 2,02). - que esta compra tenha sido realizada em um Estado onde a alíquota do ICMS seja de 12% e que em São Paulo a alíquota do ICMS destas mercadorias é de 18%. A diferença do ICMS é de 6%, ou seja, (18% - 12%). E o valor dessa diferença sobre o valor da compra é: Diferença do ICMS = R$ 2,55, resultado da conta (R$ 42,45 x 6%). - que o valor do frete para esses materiais seja de R$ 1,70. Explicação sobre o frete: Se a compra contém materiais para vários serviços, a distribuição do frete pode ser feita encontrando-se o percentual do frete sobre o valor da compra:
  • 9. 99999 valor dos materiais comprados para vários serviços = R$ 200,00 valor do frete desta compra = R$ 8,00 % do frete sobre a compra = (valor do frete ÷ valor da compra) x 100 % do frete sobre a compra = (R$ 8,00 ÷ R$ 200,00) x 100 % do frete sobre a compra = 4 % Esse % do frete deve ser considerado e somado ao valor de custo dos materiais. Assim, no nosso exemplo, o material utilizado no serviço custou R$ 42,45, mas ainda devemos somar a parcela correspondente ao custo do frete. Se na compra total exemplificada foram pagos R$ 8,00 de frete, quanto do custo do frete podemos utilizar no custo do serviço que queremos calcular? Basta calcular quanto de frete é referente aos R$ 42,45, que é R$ 1,70, ou seja, 4% de R$ 42,45 (a conta é R$ 42,45 x 0,04 = R$ 1,70). - que o valor dos serviços de terceiros para adequar materiais tenha sido de R$ 5,00. Agora, para saber o valor total dos custos dos materiais aplicados, temos que somar ao valor dos materiais o valor da diferença do ICMS mais o valor do frete mais valor dos serviços de terceiros (valor dos materiais + valor da diferença do ICMS + valor do frete + valor dos serviços de terceiros): Custo do Material Aplicado = R$ 51,70, ou seja, (R$ 42,45 + R$ 2,55 + R$ 1,70 + R$ 5,00) Situação 2: Empresa Contribuinte do ICMS Vamos considerar a situação mais completa, isto é, compra de materiais com tributação do ICMS, com IPI, com frete e serviços de terceiros. Como achar o custo desses mate
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